O que são obrigações acessórias? Entenda!

Por Alessandra de Paula

De uma coisa é certa: uma empresa regularizada contribui para a manutenção e o crescimento dos negócios. Nesse sentido, é fundamental ficar muito atento às chamadas obrigações acessórias

Nesse artigo, vamos explicar a importância delas e como fazer para estar com os documentos sempre em dia. Confira!  

O que são obrigações acessórias? 

Na prática, obrigações acessórias são as declarações mensais, trimestrais, ou anuais, que todas as empresas devem apresentar ao governo, seja ele no âmbito federal, estadual ou municipal. O objetivo é informar às autoridades competentes os dados sobre receita efetiva, impostos e questões trabalhistas.  

É importante destacar que as obrigações acessórias podem variar segundo o regime tributário de cada empresa. É nessa hora que a equipe de contabilidade deve redobrar os cuidados.  

Agora que já sabemos o que são obrigações acessórias, vamos falar sobre as declarações mais importantes que devem ser apresentadas. Acompanhe! 

O que é o Simples Nacional? 

O Simples Nacional é um regime tributário que reúne uma diversidade de tributos, em sua maioria geridos pela Receita Federal, além do ICMS (relacionado aos estados e ao Distrito Federal) e o ISS (relativo aos municípios). Foi estabelecido pela Lei Complementar nº 123/2006 e está em vigor desde 2007. 

A apuração é feita segundo o faturamento das empresas nos últimos 12 meses. O recolhimento mensal é realizado por meio do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). 

Obrigações acessórias do simples nacional 

Como você já sabe o que são obrigações acessórias, que tal conferir quais são as principais obrigações do simples nacional? Acompanhe!

DIRF 

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, conhecida como DIRF, é o documento que as empresas devem apresentar à Receita Federal do Brasil, prestando ao Fisco informações relativas aos beneficiários, valores de pagamentos, créditos e retenções do Imposto de Renda na Fonte. Saiba mais sobre a DIRF.  

DEFIS 

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) deve ser entregue anualmente até o dia 31 de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores. 

O objetivo do documento é comprovar para o Governo Federal que as empresas enquadradas no Simples Nacional recolheram os tributos no ano-calendário anterior. Inclui, também, dados que dizem respeito às despesas da empresa, à distribuição societária, ao número de empregados, entre outros.  

DESTDA 

A Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação (DESTDA) é uma obrigação mensal direcionada para micro e pequenas empresas. O documento possibilita o recolhimento do ICMS das diferenças de alíquotas entre os estados e da substituição tributária.  

DAS 

Esse é o documento de arrecadação do Simples Nacional. Na prática, o imposto é calculado sobre o faturamento mensal da empresa. Caso não haja movimentação no mês, não precisará pagar o imposto.  

Aprendeu quais são as obrigações acessórias do simples nacional? Veja, a seguir, quais são as principais do lucro presumido.

Obrigações acessórias do lucro presumido

É essencial ficar atento a todas as obrigações acessórias e tributárias que uma empresa precisa cumprir.

Para quem não sabe, lucro presumido é uma maneira de tributação simplificada, uma vez que permite à Receita Federal determinar a base de cálculo do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), sem a necessidade de apurar, necessariamente, as despesas da empresa.  

As empresas que optam pelo regime do lucro presumido têm mais obrigações acessórias do que as que adotam o Simples Nacional. Vamos conhecer algumas delas: 

DES 

A Declaração Eletrônica de Serviços é uma obrigação das empresas prestadoras de serviço, usada para declarar ao governo o total de serviços prestados no mês. É importante destacar que essa declaração é exigida apenas por algumas prefeituras.  

DCTF  

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais tem por objetivo informar à Receita Federal os dados relativos aos valores devidos de diversos tributos e contribuições federais, e a forma de pagamento, eventuais parcelamentos e as compensações de créditos, ou suspensão da exigibilidade do crédito tributário.  

EFD Contribuições  

EFD Contribuições é um arquivo digital instituído no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que deve ser utilizado por pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, e na escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta.  

ECF  

A Escrituração Contábil Fiscal substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). O objetivo dessa declaração é informar a respeito das operações que impactam na base de cálculo e do valor relativo ao Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), e da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL).  

GIA – Estadual  

A Guia de Informações e Apuração de ICMS tem o objetivo de informar os valores apurados mensalmente do ICMS pelas empresas ao governo estadual. Ficam obrigados apenas os estabelecimentos que sejam contribuintes do ICMS e que tenham inscrição estadual. 

GIA – Substituição Tributária  

A Guia de Substituição Tributária, também chamada de Guia de Informações e Apuração de ICMS-ST, é usada para apresentar ao Governo Estadual apurações individuais dos contribuintes no âmbito do ICMS-ST. Essa obrigação é válida para contribuintes que comercializam produtos sujeitos aos regimes de substituição tributária.  

SPED Fiscal  

O objetivo desse sistema é tornar mais simples os processos de arquivamento, envio e validação das obrigações fiscais. Por meio do SPED, é possível enviar para o Governo Federal as apurações de ICMS e IPI. Vale destacar que, em alguns estados, não é necessário apresentar a GIA, somente o SPED. 

LFE  

O Livro Fiscal Eletrônico só é exigido para empresas de Brasília. Ele é utilizado para informar à Receita a apuração de ICMS para empresas que compram e vendem produtos e o valor do ISS a recolher para empresas prestadoras de serviço. O livro mostra como é feito o cálculo e o valor do imposto a ser pago.  

SISCOSERV  

O Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio é exigido para quem trabalha com serviços de importações e exportações.  

Obrigações acessórias específicas por atividades 

Além das obrigações acessórias relacionadas ao regime de tributação adotado pelas empresas, é importante ficar atento às obrigações acessórias específicas por atividade. Abaixo, conheça algumas delas: 

DMED 

Algumas profissões precisam cumprir obrigações acessórias específicas.

A Declaração de Serviços Médicos e de Saúde foi instituída no Brasil em 2009 e é uma obrigação de todos os médicos e profissionais de saúde, sendo eles pessoas jurídicas, ou pessoas físicas equiparadas à jurídica. 

A lista de serviços prestados contemplados por essa declaração inclui: 

  • Clínicas médicas de qualquer especialidade; 
  • Dentistas; 
  • Fisioterapeutas; 
  • Fonoaudiólogos; 
  • Hospitais; 
  • Laboratórios; 
  • Psicólogos; 
  • Serviços de próteses ortopédicas e dentárias; 
  • Serviços radiológicos; 
  • Terapias ocupacionais; e  
  • Serviços prestados por estabelecimento geriátrico classificado como hospital pelo Ministério da Saúde. 

DIMOB 

A Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias deve ser entregue pelas empresas que exerçam as atividades de locação, intermediação, ou venda de imóveis. É importante lembrar que a DIMOB só deve ser apresentada se a empresa tiver faturamento. Se não houver, ela é dispensada da obrigação.   

Obrigações acessórias X obrigações tributárias: quais são as diferenças? 

A obrigação tributária está relacionada ao pagamento do tributo. Estão incluídas nessas obrigações as taxas, impostos, contribuições… ou seja, os pagamentos que a empresa precisa fazer.  

Já as obrigações acessórias são os deveres administrativos, como a escrituração de livros fiscais, com o registro de pagamento dos tributos, e o envio de declarações para o Governo Federal ou Estadual. A empresa pode ser até dispensada das obrigações principais, mas nunca está livre das obrigações acessórias.  

Obrigações acessórias comuns a todos os regimes tributários 

Conheça quais são: 

EFD ICMS/IPI  

Documento exclusivamente digital, voltado para os contribuintes do ICMS e do IPI, que tem por objetivo fornecer todas as informações necessária para apuração desses impostos.  

SEFIP/GFIP  

O Sistema Empresa de Reconhecimento do FGTS e Informações à Previdência Social é um aplicativo que contém informações trabalhistas, que dizem respeito ao FGTS e à Previdência. A Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social contém as informações geradas pela SEFIP.  

CAGED  

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados fornece informações sobre demissões e admissões de funcionários registrados na CLT. A obrigação é usada pelo Programa de Seguro Desemprego, e normalmente é consultada com o intuito de verificar os vínculos trabalhistas.  

RAIS  

A Relação Anual de Informações Sociais permite que o governo mantenha o controle no que diz respeito às atividades trabalhistas no território nacional, apontando o funcionário que tem direito ao abono salarial PIS/PASEP. 

ECD 

A Escrituração Contábil Digital é uma obrigação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). É obrigatória no Lucro Real e Lucro Presumido e facultativa no Simples Nacional. 

A ECD substitui as escriturações que eram realizadas no papel para os seguintes livros: 

  • Livro diário e seus auxiliares; 
  • Livro de Balancetes Diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos transcritos; e 
  • Livro razão e seus auxiliares. 

Prazos para entregar as obrigações acessórias 

Para não perder nenhum prazo é essencial ficar atento a todas as obrigações acessórias que sua empresa precisa cumprir.

Confira as obrigações acessórias que são mensais e anuais: 

Mensais 

  • DES – Declaração Eletrônica de Serviços. Como se trata de uma obrigação acessória municipal, é importante verificar a legislação de cada cidade para conhecer a data da sua entrega;  
  • GIA – Guia de Informação e Apuração do ICMS. No caso da GIA, cada estado pode disciplinar a data da entrega. É necessário consultar a legislação local; 
  • EFD ICMS/IPI – Escrituração Contábil Digital. Cada estado pode disciplinar a data da entrega. Consulte a legislação local; 
  • DCTF – Declaração de Débitos Tributários Federais: até o 15º dia útil do 2º mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores; 
  • EFD Contribuições: até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao de referência da escrituração; 
  • SEFIP/GFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social: até o dia 7 de cada mês, prazo que também serve ao pagamento da GFIP – Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social; 
  • GPS – Guia da Previdência Social: até o dia 20 de cada mês;
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: até o dia 07 do mês subsequente ao mês de referência das informações. 

Anuais 

  • ECD – Escrituração Contábil Digital: até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração; 
  • ECF – Escrituração Contábil Fiscal: até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira; 
  • DIRF – Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte: até o último dia útil de fevereiro de cada ano.  Lembrando que os comprovantes de rendimentos gerados pela DIRF devem ser entregues aos beneficiários também até o último dia útil de fevereiro de cada ano para realização da Declaração de Imposto de Renda. 
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais: até meados de abril de cada ano; 
  • DIRPF – Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física: até o último dia útil do mês de abril. 

Espero que este artigo tenha contribuído para sua empresa ficar sempre em dia com as obrigações acessórias e tributárias, lembrando que o atraso na entrega pode acarretar em multas e outras penalidades. E fique atento: em razão da pandemia, algumas datas podem sofrer alterações. 

Publicado por Alessandra de Paula

Alessandra de Paula tem mais de 15 anos de experiência em produção de conteúdo e pesquisa jornalística. Integrou a equipe de Comunicação do Ministério da Cultura, e trabalhou em grandes empresas do Rio de Janeiro, como O Globo, Extra, Jornal do Brasil, Jornal do Comercio, CDN, In Press e SRCOM, realizando diversas coberturas, incluindo Olimpíadas e Paralimpíadas Rio 2016, e Réveillon de Copacabana. Também produziu conteúdo para sites da Rede Globo.

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