Quais são os problemas na hora de administrar um consultório?

Por Diana Dantas

Boa parte dos profissionais da saúde vivem um cotidiano agitado. Alguns atendem, no mesmo dia, em locais diferentes da cidade, o que aumenta a correria e o estresse. No meio dessa rotina, devem continuar com seus estudos, para ganhar experiência e evoluir na carreira. Por fim, como se não fosse o suficiente, ainda precisam se preocupar em administrar o seu consultório ou sua clínica.

No entanto, não é uma tarefa simples. Mais do que locais de trabalho, os espaços devem ser geridos como empresas, para serem financeiramente viáveis. Por não haver essa percepção, muitos profissionais se enrolam, pois não estão acostumados a pensarem como administradores. Quando os problemas ocorrem, não sabem o porquê. Diante disso, a seguir, listamos alguns dos erros mais comuns nesse tipo de negócio e a melhor forma de ajudar a solucioná-los.

Agenda vazia

Tempo é dinheiro. Isso significa que se o tempo está sendo desperdiçado, o dinheiro do empresário também. O mesmo vale para os profissionais de saúde. De acordo com uma pesquisa interna da Liseux Espaço Saúde, especializada em gestão de consultórios, estima-se que a ociosidade corresponde a 60% do tempo útil de um espaço de trabalho. O que na prática equivale a um prejuízo que varia entre R$ 55 a R$ 60 mil, por ano, aproximadamente.

Para resolver esse problema, uma das soluções é a administração eficiente da agenda, normalmente, feita somente pela recepcionista. Atarefada, ela não consegue dar conta de gerir as remarcações, as faltas e os pedidos de encaixe de maneira eficiente. Em caso de consultórios e clínicas maiores, talvez, seja a ideia de avaliar melhor o número de empregados e linhas disponíveis, para evitar que ligações ocupadas não causem o esvaziamento da agenda.

Usar outros meios de comunicação, além do bom e velho telefone, também é importante em caso de pane no sistema, o que poderia prejudicar a marcação de consultas. Existem formas mais modernas, atualmente, de confirmar ou cancelar atendimentos. Entre elas, os sistemas de aviso por mensagem de texto ou por e-mail – cuja finalidade é lembrar o paciente do compromisso – e as agendas digitais, que são sincronizadas ao celular do profissional – para que ele também não se atrase. Assim, as possibilidades de tempo desperdiçado são reduzidas.

Apesar desses métodos serem os mais atuais, uma solução tradicional, porém muito eficiente, é a divisão do espaço de trabalho e das despesas com outros profissionais. Assim, há uma redução dos gastos e a agenda permanecerá sempre cheia.

Uma última alternativa é a terceirização. Existem empresas especializadas em alugar consultórios por tempo de uso, já com a recepcionistas treinadas. Além disso, algumas ainda oferecem apenas o serviço de agendamento de consultas, o que deixaria o profissional despreocupado em relação a um volume grande de ligações, que possa sobrecarregar a secretária e a linha telefônica.

 

 

Recepcionista

Tão importante quanto o atendimento prestado pelo profissional é o serviço da secretária ou secretário. Como já foi dito anteriormente, esse funcionário costuma ter um cotidiano agitado. É responsável por marcar e confirmar consultas; auxiliar em alguns procedimentos; pedir autorização aos planos de saúde ou até mesmo administrar o dinheiro, caso o atendimento seja particular.

Por isso, na hora de contratá-lo é importante ter bastante cuidado, pois o papel dele é crucial para a boa manutenção do consultório. Leve em consideração se a pessoa é organizada, se entende um pouco de tecnologia – para usar os sistemas informatizados – e, principalmente, se é prestativa e naturalmente simpática. Grosseria, mau-humor e má-vontade não devem ter vez.

É difícil de perceber se o indivíduo reúne todas essas qualidades em apenas uma entrevista de emprego. Dessa forma, recomenda-se fazer um treinamento na hora de contratar e atualizá-lo constantemente, para manter a qualidade do serviço. Os profissionais de saúde também devem sempre ficar atentos a quaisquer atritos que possam surgir entre a sua equipe e os pacientes. Por isso, é bom fazer uma avaliação dos atendentes de forma regular, mesmo que informalmente, com os próprios clientes, pois são eles que precisam estar satisfeitos.

Ainda no quesito dos funcionários, vale lembrar que eles também têm direitos. Isto é, saem de férias, entram de licença maternidade e podem permanecer afastados por doença. Por isso, aconselha-se possuir um planejamento para tais situações, como ter uma lista de possíveis substitutos. Outra alternativa é terceirizar. A empresa seria responsável por encontrar algum temporário ou ainda auxiliar na administração da equipe e na folha de pagamento.

Administração financeira

Gerir bem um negócio é um desafio para todo empresário, não só para o profissional de saúde. Um dos erros mais comuns nessa área é misturar os gastos da empresa com os pessoais. É um problema que pode vir a dar dor de cabeça até mesmo na hora de pagar impostos.

A solução para isso é bem simples: todos os sócios devem estar cientes da necessidade de separar as despesas próprias daquelas do consultório. Torna-se indispensável existirem dois caixas diferentes, cada um com um objetivo. É apenas uma questão de disciplina e responsabilidade. Algo que todos os profissionais de saúde devem ter de sobra.

Manter os fluxos desses caixas sempre atualizados, em uma planilha de Excel ou outro software especializado, também é fundamental para ter uma noção clara de todo o dinheiro que entra e sai. Assim, pode-se avaliar com objetividade se o consultório está dando o retorno esperado, o que está consumindo mais da receita e prever gastos futuros, para não ser pego de surpresa.

Com um atendimento impecável, a agenda sempre cheia e uma gestão financeira em dia, o que sobrar do faturamento deve ser investido em algum fundo ou na previdência privada. Diante de imprevistos, ter um dinheiro guardado para emergências ou para uma aposentadoria confortável, com uma renda complementar a do INSS, pode ser um diferencial sempre. Dessa forma, é possível manter a correria e o estresse de hoje sob controle e ainda revertê-los no lazer e na tranquilidade de amanhã.

 

 

 

Publicado por Diana Dantas

Formada pela PUC-Rio, Diana Dantas passou por diferentes redações, como O Estado de S. Paulo, Agora SP (Grupo Folha) e Brasil Econômico (Grupo Ejesa). Nesse período, trabalhou nas editorias de Educação, Cidades, Cultura e Economia. Desde de 2017, escreve para Icatu sobre seguros e planejamento financeiro.

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