Se você atua no departamento pessoal ou fiscal de uma empresa, certamente sabe o que é DIRF. Afinal, as empresas precisam estar em dia com todas as suas obrigações fiscais com os colaboradores para manter o negócio operante no Brasil.
Mas, para quem está iniciando na área, entender o que é DIRF e como declarar esse imposto pode ser um verdadeiro desafio. Isso acontece porque esse documento solicita das empresas diversos dados diferentes que podem confundir o profissional responsável.
Para evitar isso e permitir que a empresa em que você atua fique em dia com as obrigações fiscais, criamos este artigo em que você vai saber tudo sobre a DIRF, como declarar e o que fazer após enviar o documento. Acompanhe!
O que é DIRF?
Antes de saber como declarar, é preciso entender o que é DIRF, de fato. Sendo assim, a DIRF é a sigla para Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte.
Essa declaração é enviada à Receita Federal para informar todos os valores de imposto e contribuições que foram retidos com pagamentos a terceiros, como o pagamento de funcionários.
Por isso, é preciso separar algumas informações importantes no momento de preencher DIRF, como:
- valores de pagamentos,
- pagamento de plano de assistência à saúde;
- valores de impostos ou contribuições retidos na fonte;
- valores de rendimentos pagos ou creditados aos beneficiários;
- créditos e retenções do Imposto de Renda na Fonte.
O motivo da DIRF solicitar todas essas informações é para evitar a sonegação fiscal das empresas.
A DIRF vai ser substituída?
Agora que você sabe o que é DIRF, precisa também atentar às novidades desse imposto. Uma dessas notícias, que é a mais importante da atualidade, é o fato de que a DIRF será substituída pelo eSocial e EFD REINF.
Para contextualizar, o eSocial é um sistema do governo que visa modernizar e unificar o envio de informações relacionadas às obrigações fiscais de uma empresa. A partir disso, as empresas conseguem fazer o envio das informações em um só lugar de forma online. Já a EFD REINF é a obrigação em que são informados todos os rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda de clientes e fornecedores.
Atualmente, a DIRF é enviada pelo Programa Gerador da Declaração, também conhecido pela sua sigla PGD.
Mas, com a mudança, todas as informações sobre os pagamentos realizados a partir de 01/01/2024 poderão ser feitas a partir do eSocial e EFD REINF. Caso os valores tenham sido realizados antes da data, devem ser feitos na ferramenta do PGD.
Conhecer essa novidade sobre a DIRF é fundamental, já que as empresas que deixarem de enviar suas informações podem ser penalizadas com multa.
Quem precisa declarar a DIRF?
Todas as empresas que no ano-calendário anterior tenham retido o Imposto de Renda devido a pagamentos ou créditos de rendimentos devem declarar a DIRF. Nessa categoria, estão enquadradas empresas:
- privadas com sede no país;
- públicas;
- individuais;
- condomínios edilícios.
Além dessas, algumas categorias de empresas que não retiveram o imposto também são obrigadas a emitir a DIRF, como:
- empresas regionais/nacionais que fazem a gestão de desportos olímpicos;
- candidatos a cargos eletivos, incluindo vices e suplentes;
- pessoas físicas ou jurídicas que residem no país e realizaram pagamento, crédito, emprego, entrega, remessa entre outras atividades para PF ou PJ que residem no exterior.
Quem está dispensado da entrega da DIRF?
Basicamente, quem está oficialmente dispensado da obrigatoriedade DIRF são as empresas que não retiveram o imposto durante o ano-calendário a ser preenchido. Aqui, as empresas enquadradas são:
- qualquer empresa que não administra desportos olímpicos;
- pessoas físicas e jurídicas que não realizaram atividades para pessoas ou empresas estrangeiras.
É importante ressaltar que todo ano é divulgada uma lista com os requisitos das empresas que precisam enviar a DIRF. Portanto, é fundamental se manter atento para avaliar se a empresa se enquadra no envio.
Como declarar a DIRF?
Agora que você conhece melhor o que é DIRF e já sabe se a empresa precisa realizar o envio do documento, chegou a hora de aprender como preencher esta declaração retida na fonte.
Para isso, o 1º passo para saber como preencher a DIRF é baixar o Programa Gerador da Declaração, que hoje é o sistema em uso pelas empresas. Você pode baixá-lo a partir do site da Receita Federal de forma gratuita.
Já o 2º passo é unir todos os documentos que contêm os dados necessários para preencher a DIRF, como:
- comprovantes de rendimentos dos colaboradores, como salários, aposentadoria, demissão, férias, planos de saúde etc.;
- informe de rendimento dos bancos da empresa;
- recibos de gastos dedutíveis, como despesas educacionais ou médicas arcadas pela empresa;
- documentos de bens e imóveis adquiridos, quitados ou vendidos no nome da empresa.
Por fim, o 3º passo é iniciar o preenchimento da sua DIRF. Para isso, é importante incluir os seguintes dados:
- informações sobre os beneficiários (funcionários, clientes e fornecedores), com CPF ou CNPJ, indicando quanto cada um recebeu, mês de pagamento e código da transação;
- valores retidos na fonte, em reais (não se esqueça dos centavos), detalhados por mês de pagamento, as deduções devidas e respectivos códigos de receita;
- rendimentos tributáveis (ou isentos de declaração obrigatória) pagos ou creditados dentro do país;
- rendimentos no exterior;
- dados do plano de saúde empresarial, com CNPJ da operadora e o CPF dos beneficiários (funcionários) e dependentes, incluindo valor da participação do plano e reembolsos, se houver.
Para finalizar o preenchimento, é interessante verificar no programa DIRF como consultar pendências ou erros de preenchimento. Isso pode ser feito ao clicar no ícone de “check” no canto superior esquerdo do programa. Caso tudo esteja certo, basta clicar em “Gravar declaração para entregar à RFB”.
Onde informar distribuição de lucros?
O local correto para informar a distribuição de lucros da empresa é na ficha de “Rendimentos Isentos e Não Tributáveis”. Você pode encontrar essa ficha dentro da aba de “Beneficiários” do programa.
Nesse local, é possível cadastrar cerca de 7 tipos de ganhos isentos e não tributáveis, como:
- valores de diárias e ajudas de custo;
- parcela isenta de aposentadoria para maiores de 65 anos;
- pensão e proventos de aposentadoria ou reforma por doença grave ou acidente de trabalho;
- lucros e dividendos apurados desde 1996;
- valores pagos a sócios de ME e EPP, com exceção do pró-labore, aluguéis e serviços avulsos;
- indenizações por rescisão de contrato trabalhista;
- outros ganhos.
Dessa maneira, você consegue encontrar a classificação certa para o tipo de ganho que precisa declarar.
Existe diferença entre DIRF e DIRPF?
Apesar de parecidos, é importante saber qual a diferença entre DIRF e DIRPF.
A DIRPF é a Declaração do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física. Essa é a declaração que todo cidadão brasileiro que tem um rendimento anual superior ao teto estipulado pela Receita Federal precisa entregar.
Sendo assim, a DIRPF é feita com o objetivo da pessoa física declarar os valores recebidos durante o ano e onde foram alocados, como estudos ou despesas médicas.
Por outro lado, a DIRF é uma declaração feita pelas empresas que precisam indicar os valores de pagamentos que ficaram retidos.
Quando enviar a DIRF?
A saber, a DIRF deve ser enviada até o último dia útil do mês de fevereiro. Mas é importante destacar que existe a possibilidade de o Governo Federal alterar esse prazo, por isso, é essencial atentar para a divulgação da data oficial.
É possível retificar a DIRF?
Sim, é totalmente possível retificar a DIRF! No momento de preenchê-la, pode acontecer de esquecer de adicionar alguma informação ou então inserir um dado errado.
Ao perceber esse erro, você pode entrar no sistema para retificá-la. E o melhor é que aprender a como retificar DIRF é muito simples:
- abra o Programa Gerador da Declaração;
- clique e abra a declaração que deseja retificar;
- na tela inicial, vá até a seção “Retificadora” no centro e clique na opção “Sim”;
- informe o número de recibo de entrega e siga editando as informações.
Ao fazer a retificação, a nova declaração substitui integralmente a que foi enviada anteriormente.
MEI precisa entregar DIRF?
Uma dúvida muito comum é se o MEI tem que entregar DIRF. Afinal, o Microempreendedor Individual também é um tipo de empresa, e a maioria dos empreendedores inicia um negócio sob o MEI.
Sobre isso, é preciso lembrar que a DIRF é uma declaração obrigatória para todas as empresas e pessoas físicas que tenham retido o Imposto de Renda devido a pagamentos a terceiros, que geralmente tem relação aos funcionários da empresa.
Considerando que o MEI pode ter um funcionário registrado, isso indica que o MEI precisa, sim, enviar a DIRF caso tenha um colaborador.
O que acontece caso a DIRF não seja entregue?
A DIRF é um documento importante, logo, é fundamental que seja entregue dentro dos períodos estabelecidos pelo Governo Federal, caso contrário, pode gerar problemas para as empresas.
Não enviar a declaração, encaminhá-la fora do prazo ou com erros, pode acarretar multas ou sanções, de acordo com a Instrução Normativa SRF 197/2002:
- cobrança de R$20,00 por grupo de dez incorreções ou omissões detectadas;
- multa mínima de R$200,00 para pessoas físicas, jurídicas inativas ou optantes pelo Simples Nacional;
- multa mínima de R$500,00 para os demais casos.
É importante destacar que a multa por envio fora do prazo poderá ser reduzida em 50% se a declaração for enviada antes do início da cobrança.
Caso a DIRF seja encaminhada ainda no prazo determinado em intimação pela Receita Federal, a multa poderá ser reduzida em 25%.
No que diz respeito à penalidade, são consideradas como não entregues todas as declarações fora das especificações técnicas fixadas pela Secretaria da Receita Federal (SRF).
DIRF em atraso: como declarar?
Caso você ou sua equipe tenham se esquecido de enviar a declaração, saiba que existe uma forma diferente de enviar a DIRF em atraso. Como declarar de modo incorreto ou deixar de enviá-la pode gerar multas, é fundamental saber como enviar uma DIRF atrasada.
Preparamos um passo a passo simples para orientar melhor você no momento de enviar a declaração em atraso:
- acesse o Programa Gerador da Declaração relacionado ao ano em atraso;
- selecione a opção “Nova Declaração”;
- coloque o CNPJ e nome da pessoa jurídica para iniciar;
- selecione a natureza da declarante e depois o tipo de declaração;
- na próxima tela, adicione os dados de quem está preenchendo a declaração;
- preencha normalmente a declaração;
- verifique se todas as informações estão corretas;
- clique em “Gravar declaração para entregar à RFB”.
Feito isso, o programa emitirá automaticamente uma Notificação de Lançamento de Multa para pagar e, assim, ficar em dia com a Receita Federal.
Pontos a serem observados depois de enviar a DIRF
Depois de saber o que é DIRF e realizar o envio, muita gente acredita que o trabalho acabou. Mas, mesmo com a declaração enviada, o contribuinte ainda precisa ficar atento.
Após enviar a DIRF, é preciso entregar a relação de rendimentos àqueles funcionários que tiveram renda igual ou superior ao exigido pelo Fisco, assim como a relação dos valores pagos individualmente como contribuição à Previdência Social e a planos de saúde.
Esse passo é importante já que os funcionários utilizarão esses documentos para preencher sua declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física.
Além disso, caso a empresa não tenha funcionários fixos, mas atue com profissionais liberais sem vínculo, é preciso informar todas as transações incluídas na DIRF com valores acima de R$6.000,00, ainda que não exista retenção de imposto.
Com as informações que você obteve neste conteúdo, já sabe o que é DIRF e certamente poderá fazer a declaração de maneira correta no próximo ano e, assim, cumprir com as obrigações fiscais da empresa!
Quer continuar se informando sobre as novidades do mercado financeiro, tributos e afins? Leia o nosso conteúdo sobre Seguro de Vida para funcionários e conheça as soluções e facilidades da Icatu!
